Induló és tapasztalt vállalkozások is előszeretettel használják a mindennapokban a Google Forms űrlapszerkesztőt. Felhasználóbarát és sokoldalú felülete lehetővé teszi online jelentkezési űrlapok, visszajelző kérdőívek és online tesztek készítését is. Vannak azonban hiányosságai, mint az automatikus válaszküldés a kitöltőnek. Erre mutatunk most egy kódolást nem igénylő megoldást.
A Google Forms-t talán nem kell bemutatni senkinek. Számos opcióval és beállítási lehetőséggel ellátott ingyenes űrlapszerkesztő, ami kategóriájában kifejezetten sok lehetőséget ad a felhasználók kezébe. Mint minden ingyenes szoftvernek, a Google Forms-nak is vannak limitációi. Szerencsére ezekkel már sokan szembesültek, köztük olyanok is, akiknek erősebb programozói tudásuk van, és készítettek rá bővítményeket, hogy a limitációkat feloldják. Ezekből is készültek fizetős és ingyenes, mindent személyre szabhatóvá tevő és kevés beállítást megengedő változatok is. Most egy egyszerű megoldást szeretnénk bemutatni, amit mi is használunk néhány projektünknél. Ha ez kevés és több beállítási lehetőséget szeretnél, nézz szét a többi bővítmény között, bizonyára megtalálod a neked megfelelőt.
Google Forms elkészítése
A Google Forms elkészítésénél figyeljünk arra, hogy az értesítő e-mailhez szükséges egy szabályosan megadott e-mail cím. Ehhez egy kitöltési szabályt érdemes beállítani, hogy minden esetben megérkezzen a kitöltő számára az email. Ezen felül a küldő nevének helyén az űrlap címe fog megjelenni, így azt is átgondoltan állítsuk be.
Ha kész az űrlap, nekiláthatunk a válasz e-mailhez szükséges bővítmény telepítéséhez.
Google Forms bővítmény telepítése
Amennyiben még nem használtuk ezt a bővítményt, telepítenünk kell, később azonban már a ‘Bővítmények’ menüben megtaláljuk, és csak a beállításokat kell elvégeznünk egy új űrlap esetén. A telepítéshez kattintsunk a jobb felső sarokban található 3 pontra, és a legördülő menüből válasszuk a ‘Bővítmények beszerzése’ opciót.
Az ekkor megjelenő ablak keresőjébe írjuk be a ‘Form Notifications’ kifejezést. A keresés eredményei közül válasszuk a hasonló címmel szereplő bővítményt.
A bővítmény információit felsoroló lapon kattintsunk a ‘Telepítés’ gombra.
A telepítés során ki kell választanunk a Google fiókunkat, amivel használni szeretnénk a bővítményt, majd engedélyeznünk kell számára, hogy hozzáférjen egyes eszközökhöz és adatokhoz.
Ha mindent engedélyeztünk és a telepítés sikeresen végbement, akkor zárjuk be a bővítmények keresésére szolgáló ablakot.
Google Forms válasz e-email beállítása
A jobb felső menüsorban megjelent egy új puzzle ikon. Erre kattintva érjük el a telepített bővítményeket. Itt válasszuk a Form Notifications-t, és nyissuk meg.
Ezután a jobb alsó sarokban meg fog nyílni egy kis ablak. Itt kapcsoljuk be a ‘Thank you email’ opciót.
Az ‘Email field’ alatti legördülő listából válasszuk annak az űrlapmezőnek a címét, amiben a kitöltő megadja az e-mail címét.
Ha ezzel megvagyunk, töltsük ki a tárgy és tartalom mezőket. Előbbi 200 karakter, utóbbi 5000 karakter lehet maximum szóközökkel. Ez többnyire elég szokott lenni egy egyszerűbb köszönő vagy tájékoztató e-mailhez. Végül kattintsunk a ‘Save’ gombra.
Automatikus válasz e-mail tesztelése
Mindig ellenőrizzük, hogy a kívánt üzenet érkezik-e meg a kitöltőnek. Ha mindent rendben találunk, akkor közzé is tehetjük az űrlapot és várhatjuk a kitöltéseket.
Amennyiben további kérdésed lenne a témával kapcsolatban vedd fel velünk bátran a kapcsolatot a hello@xtade.hu címen keresztül.
Üdvözlüm!
A következő probléma megoldásában kérem a segítségét. Az „email field’ alatti legördülő listából nem tudom kiválasztani annak az űrlapmezőnek a címét, amiben a kitöltő megadná az e-mail címét. Nekem sajnos nem gördül le semmi.
Mielőbbi válaszát várva, üdvözlettel:
Kis András
Kedves András,
köszönöm kérdését. A listában automatikusan jelennek meg a mezők, azt gyanítom, hogy nincs szabály rendelve az e-mail megadására szolgáló mezőhöz. Javaslom az alábbi lépések kipróbálását:
0. A kérdéses form szerkesztői jogosultságú megnyitása.
1. Az e-mail cím megadására szolgáló mező címében szerepeljen az ‘E-mail cím’ kifejezés.
2. A beviteli mezőre kattintva a jobb alsó sarokban megjelenő 3 pontra kell kattintani, így lenyílik egy kis menü (Közelező kitöltés csúszka mellett).
3. Ebből a menüből válassza a „Visszaellenőrzés” opciót.
4. Ennek hatására megjelenik egy a beviteli mező ellenőrzésére szolgáló beállítási lehetőség. Itt az alapértelmezetten „Szám” kategóriát állítsa át „Szöveg”re a lenyíló menü segítségével.
5. Majd a mellette megjelenő „Tartalmazza” lehetőséget lenyitva állítsa át azt „E-mail”-re.
+1 Ha szeretne, az így megjelenő „Egyéni hibaüzenet” sorba írhat egy értesítést a figyelmetlen kitöltőknek, pl.: Kérjük, valós e-mail címet adjon meg!
Ezek után ellenőrizze, hogy az automatikus válasz bővítményben megjelenik-e az „email fild” alatt a keresett mező címe. Remélem, ez megoldja a problémát. Amennyiben továbbra is fennáll a hiba, kérem, írjon egy e-mailt a hello@xtade.hu -ra, és megpróbálok segíteni a beállításban.
Üdvözlettel,
Tádé